Il modulo Document Management gestisce in modo completo diversi tipi di documenti, generati direttamente dalla procedura oppure prodotti all'esterno.
Consente inoltre di archiviare i documenti, effettuare ricerche in base ad attributi definibili dall'utente e inoltrare i file ai destinatari in base a diversi sistemi di output: Stampante, E-Mail, Fax, Net-Folder, Corporate Portal e Postalite.
Il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti:

• Archiviazione Documentale - ha lo scopo di archiviare sia i documenti di produzione interna (generati dal Processo Documentale) sia quelli di produzione esterna, agevolando la ricerca.
• Processo Documentale - consente di automatizzare e rendere più rigido l?inoltro dei documenti prodotti dalla procedura stessa (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni: Stampante, E-Mail, Fax, Net-Folder, Corporate Portal e Postalite.

Archiviazione Documentale
I file archiviati possono avere origini origine da file di produzione interna (ovvero generati da un Processo Documentale) e file di produzione esterna, che non vengono originati direttamente dal processo documentale, quali: documenti Word, PDF, grafici, immagini, ecc.
Per ciascun file da archiviare è necessario definire gli attributi di archiviazione, al fine di identificare la classe documentale di riferimento (che determina il percorso di memorizzazione del file ed i parametri di ricerca) ed i parametri per la ricerca.
Gli allegati possono essere associati ad un certo articolo o cliente, ma anche ad un processo documentale e possono essere ricercati mediante un?apposita funzione che mette a disposizione diversi criteri di selezione.

Processo Documentale
Il processo documentale è trasversale a tutta la procedura poichè è agganciato alla funzione di stampa standard (Print System), sulla quale è possibile attivare il processo documentale anche con anteprima a video.
Al termine del processo stesso all'utente vengono notificati gli errori su tutti i documenti che non sono stati processati con i relativi motivi. Il processo documentale:

• è associabile a diversi documenti di produzione interna riscontrabili nella procedura e pilotabile in base a diversi criteri personalizzabili dall'utente;
• si può azionare in modo definitivo al fine di evitarne la replica non voluta;
• può includere più destinatari di inoltro per report;
• prevede la compilazione automatica di oggetto e testo di inoltro.

E' inoltre disponibile l'Extended Document Server, che consente di archiviare i documenti su uno o più Server dedicati, che si preoccupano della memorizzazione fisica dei files.